Excel Düşeyara Kullanımında Uzmanlık

Excel eğitimlerimize hoş geldiniz.

Microsoft Excel’de PDKS sistemlerinden, yani personel devam kayıt sistemlerinden alınan listelere göre kimin gelip kimin gelmediğini tarih bazında raporlayabilirsiniz.

Aynı personel listesi, ayın 2’sinde, 3’ünde ve 4’ünde de farklı tarihlerde geldi-gelmedi şeklinde kayıt altına alınmaktadır. Bizden istenen, örneğin Şinasi Boztepe’nin ayın 1’inde, 2’sinde, 3’ünde ve 4’ünde gelip gelmediğini yan yana göstermek. Bunun için de tahmin ettiğiniz gibi DÜŞEYARA kullanacağız. Yeni versiyonlarda ise ÇAPRAZARA kullanacağız. Her iki yöntemle de yapacağız. Öncelikle DÜŞEYARA ile başlayalım.

Ancak burada bazı sıkıntılar var. Ayın 1’indeki TC kimlik numarasını arattığımızda, DÜŞEYARA ve ÇAPRAZARA her zaman ilk değeri bulacağı için sürekli ayın 1’indeki değeri getirecektir. Oysa bize ayın 1’i, 2’si, 3’ü gibi değerler lazım. Bunun için de birleştirme yapacağız ve benzersiz alanlar oluşturacağız.

Öncelikle B ve C sütunlarımızı kopyalayın ve yeni bir sayfaya yapıştırın. Burada yinelenenleri kaldır diyerek tekrar eden değerleri temizleyelim. Ardından, tarih sütununu düzenleyelim. Örneğin, 1 Şubat, 2 Şubat, 3 Şubat ve 4 Şubat olarak listeleyelim. Seçili alanı tarih formatına çevirerek işlem yapmaya devam edelim.

Bizden istenen, belirli bir TC kimlik numarasına sahip olan kişinin ayın 1’inde, 2’sinde, 3’ünde ve 4’ünde gelip gelmediğinin gösterilmesi. Bunun için öncelikle benzersiz alanlar yaratmamız gerekiyor. Çünkü aynı kişi, listede birden fazla kez yer alıyor. Eğer doğrudan DÜŞEYARA veya ÇAPRAZARA yaparsak sürekli ilk değeri getirecektir. Bunu önlemek için benzersiz alan yaratacağız.

Bu işlemi yapmak için, tarih değeri ile TC kimlik numarasını birleştirerek yeni bir sütun oluşturacağız. Bu şekilde her tarih için benzersiz bir kimlik numarası oluşacak. Daha sonra bu benzersiz alan üzerinden DÜŞEYARA kullanarak “geldi” veya “gelmedi” ifadelerini getireceğiz.

DÜŞEYARA formülünü oluştururken dikkat edilmesi gereken noktalar:

1. Önce tarihi seçip sabitlemeliyiz (F4 ile).
2. Daha sonra TC kimlik numarasını ekleyerek birleştirme yapmalıyız.
3. Aranacak veri aralığını belirlemeliyiz.
4. İlgili sütunu seçip sonucu getirmeliyiz.
5. Eğer formülde “YOK” hatası alıyorsak, muhtemelen tarih formatı yanlış olabilir. Bu durumda tarihleri metin formatından gerçek tarih formatına çevirmeliyiz. Bunun için “Veri” sekmesinden “Metni Sütunlara Dönüştür” aracını kullanarak tarihleri sayısal hale getirebiliriz.

Bu işlemi tamamladıktan sonra, formülü yana doğru çekerek tüm günler için uygulanmasını sağlayabiliriz. Eğer bazı günlerde “YOK” hatası devam ediyorsa, sabitleme işlemlerini kontrol etmeliyiz.

Son olarak, raporlamayı daha anlaşılır hale getirmek için toplam sayıları hesaplayabiliriz. Örneğin:

• “Geldi” toplamı için =EĞERSAY(formülünü kullanabiliriz.
• “Gelmedi” toplamı için de aynı yöntemi kullanabiliriz.

Bu raporlamayı daha da geliştirmek için Pivot Table veya Koşullu Biçimlendirme kullanabiliriz. Örneğin, 4 gün boyunca gelmeyenleri otomatik olarak kırmızıya boyayabiliriz. Bunu yapmak için:

1. “Koşullu Biçimlendirme” sekmesine gidin.
2. “Yeni Kural” seçeneğine tıklayın.
3. Formül olarak =($H2=4) girin ve bir dolgu rengi belirleyin.

Bu sayede, 4 gün gelmeyenler otomatik olarak renklenecektir.

Bu yöntemle, Excel’de PDKS sistemlerinden alınan verileri analiz edebilir ve kimin hangi günler geldiğini veya gelmediğini net bir şekilde görebiliriz. Burada önemli olan nokta, DÜŞEYARA kullanırken benzersiz bir alan oluşturmak ve sabitleme işlemlerini doğru yapmaktır. Aynı işlemi ÇAPRAZARA kullanarak da gerçekleştirebiliriz.

Bir sonraki eğitim videosunda görüşmek üzere!