Excel’de Veri Doğrulama (Data Validation) Nedir?

Veri Doğrulama (Data Validation), Excel’de hücrelere girilebilecek verileri sınırlamak veya önceden belirlenmiş kriterlere uymasını sağlamak için kullanılan bir özelliktir.

Bu özellik sayesinde kullanıcıların hücrelere yanlış veya hatalı veri girmesinin önüne geçebilir, veri girişini standartlaştırabilir ve veri kalitesini artırabilirsiniz.

Veri Doğrulama Ne İçin Kullanılır?

• Belirli bir liste içinden seçim yapılmasını sağlamak
• Girilebilecek sayı veya tarih aralığını sınırlamak
• Metin uzunluğunu kontrol etmek
• Belirli biçimlere veya koşullara uygun girişleri zorlamak

Veri Doğrulama Kullanım Örnekleri:

• Satış bölgelerinin seçimi için açılır liste oluşturmak.
• Bir tarihin belirli bir aralıkta olmasını sağlamak (örneğin: raporlama dönemi).
• Personel ID numaralarının belirli bir formata uygun girilmesini sağlamak.
• Belirli hücrelere sadece pozitif sayı girilmesini sağlamak.

Veri Doğrulama Nasıl Yapılır?

1. Veri doğrulaması yapmak istediğiniz hücreleri seçin.
2. Veri sekmesine gidin ve Veri Doğrulama seçeneğini tıklayın.
3. Açılan pencerede doğrulama türünü seçin (örneğin; Liste, Tarih, Sayı vb.).
4. Gerekli kriterleri belirleyin.
5. İsterseniz hata mesajları veya giriş mesajları ayarlayın ve Tamam butonuna basın.

Excel’de Veri Doğrulama kullanmak, veri girişlerinizin tutarlılığını ve doğruluğunu önemli ölçüde artırarak iş süreçlerinizi daha güvenilir hâle getirir.

İnsan kaynakları alanında çalışıyorsunuz ve bir listede veri doğrulama yapmak istiyorsunuz. Amacınız; B2:B10 arasında bulunan departman isimlerini, E2:E100 arasında ki personel listesinde seçtirmek. D2:D100 arasındaki personel ismini yazdıktan sonra, E2:E100 arasında departmanı seçmek istiyorsunuz. Veri Doğrulama özelliğini hiç kullanmadığınızı varsayarak adım adım uygulayalım.

🟢 Özetle yapmak istediğin:

• B2:B10 hücrelerine (örneğin) farklı departman isimlerini yazdın.
• D sütununa (D2:D100) personel isimlerini yazacaksın.
• E sütununa (E2:E100) ise, önceden yazdığın departmanları liste olarak seçtirmek istiyorsun.

🔹 Adım Adım Veri Doğrulama İşlemi

1. Adım: Departmanları yaz

Öncelikle Excel sayfanda bir boş alana (örneğin B2’den başlayarak aşağı doğru) aşağıdaki gibi departmanlarını yaz:

Önemli Not: Departman isimlerini yukarıdaki gibi B2:B7 aralığına yazdığını varsayıyorum.

🔹 Adım 1: Departmanları Seçeceğin Hücreleri Belirle

• Öncelikle, E2:E100 hücre aralığını fareyle seç.

🔹 Adım 2: Veri Doğrulama Menüsünü Açmak

• Üst menüden:
  • Veri sekmesine gel.
  • Veri Araçları grubunda bulunan Veri Doğrulama düğmesine tıkla.

Karşına Veri Doğrulama penceresi açılacak.

🔹 Adım 2: Veri Doğrulama Ayarları Yapma

• Açılan pencerenin Ayarlar sekmesindeki İzin Ver kısmını tıkla ve buradan Liste seçeneğini seç.
• Hemen altındaki Kaynak kutusuna tıkla ve daha önce yazdığın departmanları seç: excelKopyalaDüzenle=$B$2:$B$7 (Burada örnek olarak B2:B7 aralığını verdim. Senin verilerin farklı hücrede ise onları seç.)

🔹 Adım 3: Giriş İletisi Ekleyebilirsin (İsteğe Bağlı)

Kullanıcı hücreye tıkladığında görünecek bir mesaj oluşturabilirsin:

• Giriş İletisi sekmesine geç ve örneğin şu bilgileri gir:
  • Başlık: Departman Seçiniz
  • İleti: Listeden ilgili departmanı seçiniz.

Bu, hücreye tıklandığında küçük bir mesaj kutusunda görünecek.

🔹 Adım 4: Hata Uyarısı Eklemek (isteğe bağlı ama önerilir)

Kullanıcı liste dışı veri girerse hata mesajı çıkmasını sağlamak istersen:

• Hata Uyarısı sekmesine gel.
• Uyarı Türü: Durdur seç.
• Başlık: Hatalı Giriş
• İleti: Lütfen listeden bir departman seçiniz.

Böylece kullanıcı, geçersiz giriş yaptığında uyarılır.

🔹 Adım 5: İşlemi Tamamla

Tüm ayarları yaptıktan sonra pencerenin altındaki Tamam butonuna bas.

Artık E2:E100 aralığındaki hücrelerin herhangi birine tıklayınca açılır bir liste göreceksin ve bu listedeki departmanlardan birini seçebileceksin.

🔸 Sonuç Olarak:

• D sütununa personel isimlerini yazarsın.
• E sütununa tıklayınca, departmanları açılır listeden seçeceksin.

Böylece veri girişlerin daha düzenli ve hatasız olur.

Kolay gelsin! 🍀